Обработка входящих писем в Outlook

Настройки отображения

Область чтения

Область чтения в Outlook показывает содержимое выбранного письма.

Доступны 3 варианта внешнего вида области чтения:

  • справа от списка писем;
  • снизу от списка писем;
  • отключена (отсутствует).

Для переключения необходимо перейти на вкладку Вид, в группе Макет нажать Область чтения и выбрать один из предложенных вариантов:

outlook2016_otobrazhenie-oblasti-chteniya_sreda31

Столбцы в области писем

Изначально в области писем настроены наиболее часто используемые столбцы:

outlook2016_stolbtsy-v-oblasti-pisem_sreda31

Для того, чтобы изменить первоначальные настройки, необходимо правой кнопкой мыши кликнуть в любом месте в области писем, в появившемся окне нажать Настройка представления далее выбрать Столбцы.

В появившемся окне в левой части содержатся возможные команды, которые с помощью соответствующей кнопки вы можете добавить (или удалить) в правую часть.

outlook2016_stolbtsy-v-oblasti-pisem-2_sreda31

Для того, чтобы изменить место расположения столбца, за него необходимо потянуть и переместить вправо или влево.

Для удаления столбца по нему необходимо кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать Удалить столбец.

Сортировка писем

Для того, чтобы настроить сортировку писем в Outlook необходимо правой кнопкой мыши кликнуть в любом месте области папок и выбрать Настройка представленияСортировка.

В появившемся окошке необходимо выбрать поля, по которым будет осуществляться сортировка:

outlook2016_sortirovka-pisem_sreda31

Группировка писем в беседы

Для того, чтобы оптимизировать пространство в почтовом ящике вы можете сгруппировать письма в беседы. В этом случае все письма с одинаковой темой будут группироваться и отображаться как одна беседа, внутри которой вы сможете увидеть всю цепочку писем.Для включения режима необходимо поставить галочку на вкладке Вид в группе Сообщения:

outlook2016_gruppirovka-pisem-v-besedy_sreda31

При этом активируется кнопка Параметры беседы, благодаря которой вы сможете осуществить необходимые настройки данной функции.

Правила обработки писем

Outlook позволяет автоматически обрабатывать ваши письма. Например, раскладывать по папкам, удалять лишние, ставить необходимые ярлыки.

Для настройки нового правила необходимо на вкладке Главная выбрать: ПравилаУправление правилами и оповещениямиНовое правило

Правила обработки писем в Outlook
Правила обработки писем в Outlook

В появившемся окне необходимо внести требуемые вам настройки.

Перевод писем

Outlook позволяет переводить полученные письма с одного языка на другой.

Для того, чтобы перевести письмо, воспользуйтесь кнопкой Перевод на ленте.

Кнопка Перевод

Выделив текст, вы сможете перевести его на нужный язык. При применении команды Перевод в левой части экрана откроется панель перевода, на которой можно выбрать язык перевода (и оригинала), а также увидеть переведенный фрагмент.

Панель Перевода
Переводчик

Ответ на письмо

Для того, чтобы ответить на письмо, необходимо воспользоваться одной из кнопок, расположенных в группе Ответить на вкладке Главная:

outlook2016_otvet-i-pereadresatsiya-sreda31
  • кнопка Ответить — ответ будет отправлен только тому, кто прислал вам письмо;
  • кнопка Ответить всем — ответ будет направлен всем, кто был указан в получателях письма (в т.ч. в Копии);
  • кнопка Ответить, создав собрание — позволяет создать событие в календаре и предлагает адресатам присоединиться к нему.

Пересылка писем

Полученное письмо можно переадресовать (переслать). Для этого необходимо использовать одну из кнопок, расположенных в разделе Ответить на вкладке Главная:

  • кнопка Переслать — позволяет создать новое письмо на основании полученного, для того, чтобы отправить его другим получателям.
  • кнопка Другие действия ответаПереслать как вложение — позволяет создать новое письмо на основании полученного, для того, чтобы отправить его другим получателям. При этом полученное письмо не будет отображаться как текст, а будет отправлено как вложенный файл.

Защита от СПАМа

Для того, чтобы настроить работу спам-фильтра в Outlook необходимо воспользоваться кнопкой Нежелательные, расположенной на вкладке Главная в группе Удалить:

outlook2016_spam_sreda31

В предложенном меню вы сможете выбрать:

  • Заблокировать отправителя — чтобы письма от данного отправителя автоматически попадали в спам;
  • Не является нежелательным — если письмо попало в спам по ошибке;
  • Никогда не блокировать отправителя — если письма от данного отправителя всегда попадают в спам по ошибке;
  • Никогда не блокировать домен отправителя — фильтр будет проверять домен (все, что в адресе после символа @) и при совпадении — не помещать в спам;
  • Настроить другие параметры нежелательной почты:
outlook2016_spam-2_sreda31
Поделиться:

Читайте также: