Общий доступ к Google Документам

Google Документы
Google Документы

Настройка общего доступа

С помощью общего доступа можно вносить изменения в Google Документы, Google Таблицы и Google Презентации вместе с другими пользователями.

Для настройки общего доступа необходимо нажать кнопку «Настройка доступа», расположенную в правом верхнем углу:

Настройка доступа
Настройка доступа

При нажатии на кнопку откроется окно:

Общий доступ
Общий доступ

В данном окне вы можете указать электронную почту пользователя и выбрать режим доступа:

  • Редактирование — возможность вносить изменения в документ;
  • Комментирование — возможность комментировать документ и предлагать исправления;
  • Просмотр — возможность просматривать документ без внесения изменений.

В разделе «Включить доступ по ссылке» вы сможете создать ссылку, обладатели которой смогут использовать документ в одном из заданных режимов (см. выше).

В разделе «Расширенные» можно увидеть список всех пользователей, которым предоставлен доступ к документу, отредактировать этот список, а также указать, разрешено ли пользователям менять настройки доступа, скачивать, печатать и копировать файл.

Общий доступ для пользователей без Google-аккаунта

Важное изменение в настройках общего доступа к Google ДокументамТаблицамПрезентациям и файлам на диске.

Раньше можно было предоставить индивидуальный доступ только пользователям с аккаунтом Google, а всем остальным приходилось предоставлять общую ссылку.

Теперь этот вопрос решен. Пользователи с аккаунтами других провайдеров (любых, в том числе yandex и mail), тоже могут получать индивидуальный доступ по собственной ссылке.

Как все устроено?

Вы предоставляете доступ пользователю, указав его электронную почту (как это делалось раньше).

Пользователю на почту приходит ссылка на доступ к документу. При переходе по ссылке ему предлагают авторизоваться, введя код, который в этот момент направляется ему на почту. Таким образом, попасть в документ просто имея в руках чужую ссылку уже не получится.

При совместном доступе такой пользователь будет отображаться не как «неопознанный опоссум», а как пользователь с тем адресом, для которого открыт доступ.

Добавление комментариев

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо выделить слово или фразу и перейти в меню «Вставка» — «Оставить комментарий». Также кнопка добавления комментария появится у правого края листа в районе выделенного фрагмента:

В появившемся окошке необходимо ввести текст комментария и нажать кнопку «Комментировать».

Все добавленные комментарии будут отображаться в правой части экрана. Текст, к которому прикреплен комментарий» будет подсвечен желтым.

В комментарии отображается пользователь, оставивший его, и время создания комментария.

При клике на окошко комментария появится возможность добавить ответ к нему.

Если необходимость в комментарии отпадет, можно нажать кнопку «Вопрос решен», после чего комментарий будет скрыт.

Доступ ко всем комментариям (в т.ч. скрытым) осуществляется путем нажатия на кнопку «Показать дискуссию», расположенную в правой верхней части экрана:

Упоминание пользователей

В Google Документах можно упомянуть любого пользователя. Просто поставьте знак @ и вы увидите список пользователей, выберите нужного.

В документ подставится имя пользователя, а при наведении на него мыши можно будет увидеть мини-карточку с данными этого пользователя.

В случае, если у упомянутых вами пользователей нет доступа к данному документу, вы увидите напоминание об этом в правой части документа.

Поделиться:

Читайте также: